Den eskalerende spredningen av koronaviruset og de omfattende tiltakene myndighetene har innført for å begrense denne spredningen, har ført til alvorlige konsekvenser for norsk næringsliv. Mange selskaper får økonomiske utfordringer, og styre og administrasjon må handle raskt.
Hva er de sentrale plikter for styret?
Som styremedlem i et aksjeselskap, påtar man seg en rekke plikter og et stort ansvar. Trår man feil, eller sover i timen, kan det føre til personlig erstatningsansvar og i verste fall straffansvar. Det er derfor nødvendig å være klar over de plikter som følger av aksjeloven, og hva disse løpende innebærer under utøvelse av styrevervet.
Styrets plikter er regulert en rekke steder i aksjeloven, og spenner over et vidt felt. Overordnet gjelder at forvaltningen av selskapet hører under styret, og selskapets virksomhet skal organiseres på forsvarlig måte. Videre skal styret holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, og påse at blant annet regnskaper og formuesforvaltning er underlagt betryggende kontroll. Det gjelder særskilte plikter knyttet til krav om at selskapet til enhver tid skal ha forsvarlig egenkapital og likviditet, og styret har streng handleplikt om så ikke er tilfelle.
Hva er spesielt viktig for styret i dagens situasjon?
Ulike bransjer rammes på forskjellig måte, og for noen er situasjonen vesentlig mer akutt enn for andre. Kravet til at selskapet skal ha forsvarlig egenkapital og likviditet gjelder løpende, til enhver tid, men kravene blir i disse dager vesentlig mer aktualisert for en rekke styrer enn hva de har vært tidligere –har kravene vært enklere å forholde seg til og oppfylle før krisen.
Likviditeten rammes først, særlig ved at inntektsgrunnlaget sterkt reduseres. Det er vesentlig for styret å ta kontroll på situasjonen, herunder skaffe en oversikt over likviditeten og estimater for nærmeste fremtid, og holde oversikten løpende oppdatert. Likviditetsbudsjettet og styrets planer må endres i takt med utviklingen – som nå skjer meget raskt og kan gi et annet utfall enn tidligere forutsatt. Kunder stanser betalinger eller påberoper seg force majeure for kansellering av avtaler, leverandører får leveringsproblemer eller krever forskudd eller garantier. Dagens situasjon er for mange svært usikker og uoversiktlig. Styret må løpende være beredt til å foreta tiltak som blir nødvendige som følge av endringene.
Hvilke tiltak kan styret gjøre med hensyn til likviditeten?
Det sentrale for styret vil være å se på mulige tiltak knyttet til inntekts- og kostnadssiden, samt eventuelle muligheter for tilførsel av ny kapital.
Permittering av ansatte vil raskt redusere selskapets kostnader og er i mange tilfelle det første som må vurderes. SANDS har skrevet om reglene for permittering her.
Styret bør vurdere hvilke av selskapets kontrakter som er driftskritiske, og pålegge administrasjonen å følge opp disse, og kontrollere dette løpende. Er det en risiko for at en viktig kontraktspart ikke kan betale eller vil forsøke å komme seg ut av avtalen som følge av den situasjonen, eller er det en mulighet for selskapet selv å komme seg ut av en avtale eller få utsettelse på betaling eller levering? Det vil være behov for å gå i dialog med medkontrahenter for å forhandle justerte betingelser, og selskapet må selvfølgelig være forberedt på at selskapets avtaleparter vil kunne komme med forespørsel om det samme. Dette er problemstillinger som nå kommer opp i et helt annet omfang og tempo enn normalt. Når det gjelder spørsmålet om koronautbruddet gir grunnlag for revisjon eller terminering av avtale, kan du blant annet lese mer her.
De utfordringene mange selskaper blir utsatt for nå, kan også medføre at de vil få problemer med å oppfylle sine forpliktelser under løpende låneavtaler, herunder betaling av renter og avdrag eller at de ikke oppfyller kravene til finansielle nøkkeltall som er satt i låneavtalen. Dette fører til behov for å forhandle med banken. Du finner en sjekkliste for blant annet reforhandling av finansieringsavtaler her.
Det kan være nødvendig å stramme inn oppfølgningen av utestående fordringer. Ved nye avtaler bør en vurdere betalingsbetingelsene, og krav om forskuddsbetaling eller garantier er nå vesentlig mer aktuelt enn tidligere. Har selskapet ikke-driftsrelaterte eller -kritiske eiendeler som kan realiseres, bør en vurdere salg av disse. For kapitalkrevende, driftskritiske eiendeler kan sale/lease back-ordninger være aktuelt.
Dersom ikke tiltak knyttet til inntekts- og kostnadssiden vil være tilstrekkelige, må man vurdere om det er mulig å sikre likviditet gjennom økte kredittrammer fra banken eller tilførsel av ny egenkapital eller lån fra eierne eller andre.
Det er viktig at selskapets kreditorer likebehandles. Styret og administrasjon må gjøre en forsvarlig vurdering av hvilke krav som betales, og vurdere betalingsstans dersom ikke alle kreditorer kan betjenes. Passer man ikke på dette, kan det bli personlig ansvar. Det samme gjelder dersom selskapet inngår avtaler (som styret er eller burde være kjent med) på et tidspunkt hvor det er stor risiko for at selskapet ikke kan gjøre opp for seg. Kan ikke selskapet i en slik situasjon oppfylle kontrakten og det ikke er uttrykt usikkerhet om dette overfor kontraktsparten, kan styremedlemmer og den som har inngått kontrakten på selskapets vegne komme i personlig ansvar.
Hvordan bør styrearbeidet organiseres?
Organisering og omfang av arbeidet vil variere fra selskap til selskap. Etter aksjeloven plikter daglig leder å gi styret en nærmere redegjørelse for selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling minst hver fjerde måned mens daglig leder i allmennaksjeselskap plikter å gi slik redegjørelse minst hver måned. I dagens situasjon vil det for de fleste selskaper være nødvendig med vesentlig høyere frekvens på rapporteringen enn under normale forhold.
Det bør, under de rådende omstendigheter i de fleste selskaper, også avholdes styremøter med vesentlige høyere frekvens enn normalt. Videre er det i usikre tider særlig viktig å være nøye med styreprotokoller, for å dokumentere de vurderinger og tiltak styret har gjort. Dette kan ofte være avgjørende i etterfølgende tvister om styreansvar.
Et styre har rett og plikt til å kjempe for selskapet, men det må være realisme i tiltakene slik de fortoner seg på beslutningstidspunktet. Generelt kan man si at ansvar for styremedlemmer kan bli aktuelt dersom det utfra en forsvarlig vurdering ikke kunne anses realistisk at situasjonen kunne rettes opp slik at selskapet fikk forsvarlig egenkapital eller likviditet. Fortsetter man virksomheten i en slik situasjon, driver man fort for kreditorens regning og styreansvar kan bli aktuelt. Et spesielt forhold nå, er at vi med stor sikkerhet kan legge til grunn at den den ekstraordinære situasjonen koronapandemien har medført, vil gå over etter hvert. Usikkerheten omkring varigheten kan på den ene siden gi grunn til ekstra varsomhet, men for en del selskaper og styrer vil vissheten om at det faktisk vil gå over, kunne gi grunnlag for å strekke seg noe lengre i forsøket på å ri stormen av, enn i mer normale situasjoner.
Det er mange vanskelig vurderinger styret må gjøre i den foreliggende situasjon, men det viktige er at de gjøres og protokolleres. Kan man vise at det er gjort forsvarlige vurderinger og tiltak basert på et forsvarlig grunnlag, er det vanskelig å kritisere styret i etterkant.
Når oppstår typisk ansvar for styremedlemmer?
Det reises stadig oftere erstatningskrav mot styremedlemmer, og en rekke saker fører til fellende dom. Krav er særlig aktuelt og relevant etter at selskap har gått konkurs, men fremmes også i andre tilfeller.
Etter aksjeloven kan et aksjeselskap, en aksjonær eller «andre» kreve at et styremedlem erstatter skade vedkommende i egenskap av å være styremedlem – forsettlig eller uaktsomt - har påført vedkommende. Ansvar forutsetter
- at en aktsomhetsnorm er brutt – for eksempel brudd på styremedlemmers plikter etter aksjeloven, som plikten til å sørge for at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet;
- at styremedlemmet kan lastes for bruddet – styremedlemmet har vært forsettlig eller grovt uaktsom ved sin handling eller unnlatelse – som at vurderingene som har vært foretatt knyttet til likviditets- og egenkapitalsituasjonen og fortsatt drift ikke har vært forsvarlige;
- at noen er påført et økonomisk tap;
- at det er såkalt adekvat årsakssammenheng mellom det økonomiske tapet og styremedlemmets handling eller unnlatelse.
I utgangspunktet stilles det samme minimumskrav til styremedlemmers virke, uavhengig av om man er profesjonell styregrossist, representant for de ansatte, styremedlem i familiebedriften, enestyre i eget selskap eller stiller opp som en vennetjeneste. Det kan imidlertid stilles skjerpede krav i noen tilfeller, for eksempel for styrets leder og for medlemmer med særskilt kompetanse.
* * *
SANDS står til disposisjon ved spørsmål eller behov for bistand.
SANDS har opprettet en egen beredskap i forbindelse med denne ekstraordinære situasjonen. Virusutbruddet vil kunne få betydning for virksomhetens kontrakter, låneavtaler, leveranser, betalingsforpliktelser og ikke minst forholdet til de ansatte. Dette reiser en rekke juridiske utfordringer. SANDS bistår med vår kompetanse på tvers av våre kompetanseområder.