Koronaviruset (COVID-19) og påvirkningen på alle samfunnsaktører har utviklet seg voldsomt de siste dagene. Myndighetene setter daglig inn nye tiltak, herunder reiseforbud og forbud mot eller begrensninger for arrangementer som samler større mengder av mennesker. Tiltakene som ble varslet på Statsministerens pressekonferanse torsdag 12. mars, er drastiske, og vil påvirke oss alle den neste tiden.
Gir korona-utbrudd grunnlag for å komme seg ut av avtalte forpliktelser?
Kommersielle kontrakter
Kommersielle kontrakter inneholder ofte en adgang til oppsigelse med en viss frist. Adgangen til oppsigelse kan være ubetinget, eller betinget av at særlige grunner har oppstått. Dersom det kreves særlig grunn for oppsigelse, må det vurderes konkret om utbruddet av koronavirus utgjør en slik grunn. En rekke faktorer kan være avgjørende, herunder avtalens ordlyd, tidspunktet for inngåelsen av avtalen, partenes kunnskap om situasjonen når avtalen ble inngått og hva partene med rimelighet har gjort for å legge alternative planer
Kommersielle kontrakter kan inneholde en klausul om såkalt «force majeure». En slik klausul kan innebære at avtalepartenes forpliktelser etter avtalen reduseres helt eller delvis grunnet ekstraordinære og upåregnelige omstendigheter utenfor partenes kontroll, uavhengig av om avtalen inneholder en oppsigelsesadgang eller annet avtalt grunnlag for å komme seg fri. For eksempel kan en slik klausul benyttes for å utsette en parts forpliktelser i det tidsrommet som force majeure-begivenheten varer.
Hva som utgjør en force majeure-begivenhet vil avhenge av hvordan begrepet er definert i avtalen. Dersom utbrudd av epidemier er eksplisitt angitt, vil det følge direkte av avtalen at korona-utbruddet utgjør en force majeure begivenhet. Hvis ikke, må det vurderes og avgjøres konkret basert på en tolkning av den enkelte kontrakt og hvordan korona-utbruddet konkret påvirker partens muligheter til oppfyllelse under kontrakten.
Er det ikke avtalt noe særskilt om force majeure, vil det normalt følge av bakgrunnsretten at en part kan påberope seg hendelser utenfor partens kontroll som grunnlag for å utsette egen levering. Ved kjøp følger dette av kjøpsloven § 23, og det følger av flere andre bestemmelser i kjøpsloven at en part ikke kan kreve erstatning mv dersom den andre partens avtalebrudd er forårsaket av en hendelse utenfor partens kontroll. Dette kalles kontrollansvaret.
I dagens situasjon er det vår anbefaling at virksomhetskritiske avtaler gjennomgås slik at det klargjøres om korona-utbruddet kan påberopes for å utsette ytelser under avtalen. Force majeure/kontrollansvaret gjelder bare begivenheter som partene ikke med rimelighet kunne forutsatt ved avtaletidspunktet. Ved forhandling og inngåelse av kontrakter i dag, bør det derfor særlig vurderes hvordan hindring grunnet koronaviruset skal reguleres. Det bør reguleres grundig hvilke forutsetninger partene har til den videre utviklingen av viruset, og hvilke konsekvenser avvik fra de avtalte forutsetningene skal ha.
Avholdelse av styremøter
Styremøter kan avholdes på mest hensiktsmessige måte. Det hører under styrets leder å sørge for at møteavviklingen skjer på en betryggende måte. Styremøte skjer og kan derfor i stor grad avvikles over telefon eller video.
For allmennaksjeselskaper skal årsregnskap og årsberetning, samt ansettelse av og fastsettelse av lønn til daglig leder, skje i fysisk møte. Dette innebærer at minst et beslutningsdyktig styre må møtes fysisk, men resten kan delta på video eller over telefon. Etter loven må mer enn halvdelen av styrets medlemmer være tilstede eller delta for at styret skal være beslutningsdyktig (vedtektene kan inneholde strengere krav til beslutningsdyktighet).
Avvikling av (og utsettelse?) av generalforsamlinger
Vi styrer nå inn i generalforsamlingssesongen. Noen børsnoterte selskaper skal etter planen avvikle ordinær generalforsamling allerede neste uke. Ordinær generalforsamling må avholdes innen 30. juni 2020. I den situasjonen vi befinner oss i nå, kan det være greit å minne om hvilke muligheter som finnes i aksjelovgivningen for å avvikle generalforsamling på annen måte enn ved fysisk oppmøte.
- Styret i allmennaksjeselskaper kan beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, med mindre noe annet følger av vedtektene. Det er en forutsetning at generalforsamlingen kan avholdes forsvarlig og at det foreligger systemer som sikrer at deltakelse, stemmegivning og autentisering av avsender kan skje på en betryggende måte. Slike tekniske løsninger finnes og bør etter vårt skjønn forberedes og benyttes.
- Allmennaksjeselskaper som har vedtektsfestet det, kan ta i bruk skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen. Dette kan også skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon.
- Selskapene bør som vedlegg til innkalling innta fullmakter som gir aksjeeieren anledning til å stemme. Det er ikke imidlertid ikke anledning til å nekte fremmøte fra aksjeeiere som vil møte.
- I aksjeselskaper har en aksjeeier rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn til å nekte. Det er en forutsetning at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Hva som utgjør en betryggende måte fremgå ikke av loven, men ved avviklingen av generalforsamlinger med et oversiktlig antall aksjeeiere, bør dette være uproblematisk med dagens teknologi.
- Aksjeloven åpner også for såkalt forenklet generalforsamlingsbehandling «dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det». Dette innebærer at generalforsamlingen kan avholdes uten fysisk møte, herunder også ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Det sentrale er at samtlige aksjeeiere gis mulighet til å delta i behandlingen på egnet måte. Fremgangsmåten egner seg spesielt for aksjeselskaper med færre aksjeeiere. Slike selskaper kan avholde generalforsamling på en rask og effektiv måte uten fysisk møte.
- Ved avvikling av generalforsamlinger hvor det forventes stort oppmøte, må selskapene sette seg inn i Folkehelseinstituttets og kommunens regler.
Kan generalforsamlingen utsettes?
Utsettelse kan skje etter loven så lenge nytt møtte finner sted innen 30. juni. Før børsnoterte selskaper innebærer en utsettelse også at finanskalenderen må endres. Slik endring skal straks offentliggjøres.
Dersom innkalling allerede er sendt må det sendes avlysning. Slik avlysning må sendes på samme måte som innkallingen.
***
SANDS står til disposisjon ved spørsmål eller behov for bistand.
SANDS har opprettet en egen beredskap i forbindelse med denne ekstraordinære situasjonen. Virusutbruddet vil kunne få betydning for virksomhetens kontrakter, låneavtaler, leveranser, betalingsforpliktelser og ikke minst forholdet til de ansatte. Dette reiser en rekke juridiske utfordringer. SANDS bistår med vår kompetanse på tvers av våre kompetanseområder.