Mange av våre klienter har allerede kommet i en vanskelig situasjon grunnet spredningen av coronaviruset, WHOs anbefalinger og nasjonale myndigheters tiltak for å begrense videre spredning. Vi får stadig flere spørsmål fra bedriftseiere og arbeidsgivere som søker råd i denne krevende situasjonen.
Korona og selskapets kontrakter – "force majeure"
Mange selskaper har kommet i en situasjon hvor de ikke får oppfylt en avtale grunnet situasjonen som har oppstått, eller må utsette oppfyllelse.
Din bedrift bør gjøre seg kjent med hvilke regler som gjelder om blant annet avbestilling og såkalt force majeure før bedriften agerer overfor kontraktsmotparten.
Force majeure er et begrep som brukes for å beskrive særlige omstendigheter som ikke er under menneskelig kontroll, f.eks. krig, naturkatastrofer og streik. Utbruddet og den raske spredning av koronaviruset, og myndighetspålegg som følge av dette, må regnes som en hendelse utenfor partenes kontroll. Virussituasjonen og myndighetens tiltak kan under visse omstendigheter frita partene fra sine forpliktelser eller gi grunnlag for utsettelse som følge av force majeure. Det er imidlertid ikke noen automatikk i dette. En rekke faktorer kan være avgjørende, slik som avtalens ordlyd, tidspunktet for inngåelsen av avtalen, partenes kunnskap om situasjonen når avtalen ble inngått og hva partene med rimelighet har gjort for å legge alternative planer. Det må altså foretas en konkret vurdering i hver enkelt situasjon av om bedriften kan og eventuelt bør påberope seg force majeure. I tvilstilfeller bør du vurdere å søke juridisk bistand.
Kan jeg permittere ansatte?
Permittering er et midlertidig tiltak, som kan brukes i situasjoner hvor arbeidsgiver vurderer at den vanskelige driftssituasjonen som har oppstått er forbigående og ikke varig.
Det er sikker rett at arbeidsgivere har adgang til å permittere ansatte, selv om dette ikke er regulert ved lov og selv om din bedrift eventuelt ikke er bundet av tariffavtale. For å permittere, må du ha saklig grunn. Ved permittering gjelder iht. rettspraksis reglene i Hovedavtalen LO-NHO, også for virksomheter som ikke er bundet av noen tariffavtale.
Husk at permittering skal drøftes med eventuelle tillitsvalgte før det besluttes. I virksomheter hvor det ikke er noen tillitsvalgte, anbefaler vi at det drøftes i arbeidsmiljøutvalget (AMU) eller med verneombud for beslutninger treffes.
Hvilke ansatte kan jeg permittere?
Er det behov for å permittere alle ansatte, trenger du ikke å vurdere hvilke ansatte permitteringen skal gjelde. Dersom du skal permittere kun enkelte ansatte, må du, som ved oppsigelser, på en saklig måte velge ut hvem som skal permitteres. Det er da viktig at du sørger for å foreta en korrekt og dokumentert saklig utvelgelse, slik at permitteringer ikke forsinkes som følge av at ansatte bestrider at du har grunnlag for permittering av akkurat disse.
Ved permittering er det i større grad enn ved oppsigelser tillatt å legge vekt på hvilke konkrete kompetansebehov/arbeidskraftsbehov mv. bedriften har i den konkrete situasjonen. Dette skyldes at det er snakk om et midlertidig tiltak hvor man vil søke å redusere negative konsekvenser for bedriften. Momenter som ansiennitet, konsekvenser av permitteringen for den enkelte ansatte mv. må som regel også tas med i betraktning, uten at det trenger å være avgjørende i utvelgelsen. Her må det gjøres en konkret vurdering, og vi anbefaler at du søker råd i denne vurderingen.
Når opphører min plikt som arbeidsgiver til å betale lønn om jeg permitterer?
Permittering kan i noen tilfeller iverksettes med en varslingsfrist på to dager.
Hovedregelen i Hovedavtalen LO-NHO er en varslingsfrist på 14 kalenderdager, men det kan permitteres med en frist på to kalenderdager dersom det foreligger uforutsette hendelser omtalt i arbeidsmiljøloven § 15-3 (10). Det som er omtalt der er «ulykker, naturhendelser eller andre uforutsette hendelser». Forhold som knytter seg til koronaviruset vil være å anse som «andre uforutsette hendelser».
Gis det permitteringsvarsel, løper det fra den dagen varslet gis, og ansatte skal jobbe på vanlig måte i varslingsperioden.
Hovedregelen i lov om lønnsplikt under permittering er at arbeidsgiver må betale lønn i en arbeidsgiverperiode på 15 dager etter at permittering er iverksatt. I loven står det at dersom permitteringen skyldes brann, ulykker eller naturomstendigheter, gjelder det ingen arbeidsgiverperiode. Informasjon på NAVs hjemmeside viser at NAV ikke anser koronavirus for å være en «naturomstendighet», og mener det må betales lønn i 15 dagers arbeidsgiverperiode også ved permittering grunnet konsekvenser av viruset. Det er varslet av regjeringen at det vil komme endringer i regelverket, og at dette vil bli kunngjort fredag 13. mars.
Gjeldende regler at man kan være permittert og få dagpenger i 26 uker. Også denne perioden kan bli utvidet, men det gjenstår å se.
Kan jeg varsle alle ansatte om permittering, og deretter vurdere hvem som eventuelt skal permitteres?
Vurderingen av om bedriften skal permittere og hvilke ansatte som skal permitteres, må skje før permitteringsvarsel gis. Det er altså ikke et alternativ å sende permitteringsvarsel til alle ansatte for at varslingsperioden skal starte å løpe, for så senere å ta stilling til om det overhodet skal permitteres og eventuelt hvem dette skal gjelde.
Når det er vurdert at den enkelte skal permitteres, og forutsatt at denne vurderingen er saklig og at permitteringsvarsel er gitt, er det imidertid mulig å varsle utsetting, utvidelse eller reduksjon av permitteringen overfor den enkelte ansatte uten at ny varslingsfrist løper. Arbeidsgiver kan også velge å trekke tilbake permitteringsvarselet.
Hvordan varsler jeg om permittering?
Varsel om permittering må gis skriftlig. Permitteringsvarselet bør inneholde følgende:
a) Sted og dato
b) Navn på den permitterte
c) Varsel om permittering fra vedkommende stilling med angivelse av når permitteringen er antatt å gjelde fra (tidligst starte to dager etter varsel gis, jf. ovenfor)
d) Årsaken til permittering
e) Permitteringsgrad (helt/delvis)
f) Permitteringens sannsynlige lengde, hvis det er mulig å oppgi
g) Oppfordring om å ta kontakt med NAV så snart som mulig for å fremme søknad om stønad
Hva hvis skoler og barnehager stenger, og den ansatte må være hjemme?
Arbeidsgivere må tillate at foreldre er hjemme dersom det er nødvendig for å ta vare på barn. Dersom den ansatte er hjemme og kan utføre jobb "som vanlig" hjemmefra, er ikke dette et problem. Her må arbeidsgiver og arbeidstaker forsøke å finne praktiske løsninger.
For enkelte arbeidstakere er på grunn av arbeidets art ikke mulig å utføre jobb hjemmefra. Det kan også være vanskelig å få utført jobb med barn hjemme. Dersom det ikke avtales at arbeidstaker tar ut ferie eller avspasering i den aktuelle perioden, har arbeidstaker heller ikke krav på lønn når arbeidstaker ikke utfører arbeid.
Arbeidstaker som ikke får utført arbeid, må eventuelt få innvilget ulønnet permisjon. Dette får åpenbart store konsekvenser for den enkelte, så her bør din bedrift tilrettelegge så langt som mulig og forsvarlig: Kan det for eksempel være muligheter for delvis arbeid og delvis permisjon/ferie (og dermed delvis lønn), og/eller arbeid på kveld i stedet for dag?
I enkelte tilfeller vil NAV kunne innvilge omsorgspenger til foreldre som må være hjemme med barn.
Dersom du har spørsmål om kontrakter, force majeure, rettigheter og plikter overfor ansatte eller andre problemstillinger som følge av koronasituasjonen, er du selvsagt velkommen til å ta kontakt med en av oss.