For lang saksbehandlingstid hos Statsforvalter i Nordland

Statsforvalter, likesom andre sektormyndigheter i lokalitets-sakene, har en plikt til å behandle innkomne søknader «uten ugrunnet opphold» jfr. forvaltningslovens § 11, og innen rammen av de fristene behandlingsforskriftens § 4 legger til grunn. I behandlingsforskriftens § 4 heter det at etter at søknad har vært på høring i kommunen – og fylkeskommunen har oversendt merknadene fra høringsrunden til sektormyndighetene – så skal sektormyndighetene fatte vedtak innen 4 uker deretter. Normalsituasjonen skal altså være at Statsforvalters vedtak skal foreligge innen 4 uker etter at merknadene fra høringsrunden i kommunen er oversendt. Det skal selvsagt ikke være slik at en Statsforvalter rutinemessig gir blaffen i de frister som er satt i gjeldende forskrift.

Men innimellom kan det selvsagt være slik at kapasiteten i forvaltningen tilsier at man  ikke klarer å overholde saksbehandlingsfristene. De menneskelige ressursene strekker rett og slett ikke til. Men dersom dette er tilfellet, så har ledelsen i organet en plikt til å gjøre nødvendige avhjelpende tiltak – slik at normal saksbehandlingstid igjen blir normen. Hva som ligger i forvaltnings plikt til å behandle saker «uten ugrunnet opphold» har vært gjenstand for en rekke uttalelser fra Sivilombudsmannen. I SOMB-sak 2016/2957 ble dette oppsummert som følger:

«Ombudsmannen har i flere saker lagt til grunn at bestemmelsen stiller krav til både saksbehandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen, se senest SOM-2016-419. Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig, og det nærmere innholdet vil kunne variere etter blant annet saksområde og sakstype. Kombinasjonen av stor arbeidsmengde og begrenset saksbehandlingskapasitet kan være akseptable årsaker til at behandlingen av en sak kan trekke ut i tid, se eksempelvis SOMB-2002-67.

Det fremgår av kommunens redegjørelser at avdeling for Plan, bygg og geodata en stund har opplevd problemer knyttet til stor arbeidsmengde og betydelig underbemanning. Det fremgår videre at kommunen er klar over problemene, og at disse nå er klart adressert. Det er iverksatt avhjelpende tiltak, men det er naturlig at det tar noe tid før effekten av disse inntrer. Mot denne bakgrunn har ombudsmannen i denne omgang ikke funnet grunn til å undersøke eller vurdere nærmere om saksavviklingen i kommunen har vært i overensstemmelse med forvaltningsloven § 11 a første ledd og alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling, hverken i sak 2016/2957 om den manglende ferdigattesten eller på mer generelt grunnlag.

Ombudsmannen vil likevel minne om at administrativ ledelse har et ansvar for å organisere saksbehandlingen slik at den er i samsvar med forvaltningsloven, se SOM-2016-419 og SOMB-2002-67. I dette ligger blant annet at vurderingen av hvilke oppgaver som skal prioriteres må skje etter saklige kriterier, og at forsinkelser i saker ikke må bli lengre enn strengt nødvendig. Behandlingen av en sak kan ikke stanses på ubestemt tid. Bruken av «siloordninger», for eksempel der innkomne saker ikke straks fordeles til en saksbehandler, må være forsvarlig, se eksempelvis SOMB-2004-41, med videre henvisning til SOMB-2001-56».

Så dersom det over tid er slik at en Statsforvalter ikke klarer å behandle sakene innen gjeldende frister – så er det relevant å spørre om organet har iverksatt relevante og tilstrekkelige avbøtende tiltak. Dette må Statsforvalter Karlsen avkreves et klart svar på.

Normal-situasjonen skal selvsagt være at de frister som er fastsatt i gjeldende forskrift følges. Organet plikter da å iverksette de avhjelpende administrative tiltak som en nødvendig for at organets plikter skal kunne ivaretas i tråd med gjeldende regler. Dersom et organ på tross av vedvarende problemer med å overholde frister unnlater å iverksette nødvendige avhjelpende tiltak – så vil organet være i brudd med forvaltningslovens bestemmelse om at saker skal behandles «uten ugrunnet opphold». I utgangspunktet vil organet kunne bli erstatningsansvarlig for de tap en part lider som følge av slike brudd på saksbehandlingsreglene. Men i og med at skjønnsmarginen vil være romslig – vil nok domstolene være varsom med å pålegge erstatningsansvar med mindre fraværet av å få på plass avhjelpende tiltak fremstår åpenbart uaktsomt. Spørsmålet er jo imidlertid om man begynner å nærme seg denne grensen i Nordland.

Dette innlegget er del av en pågående debatt publisert på iLaks.no