Personvernerklæring

1 Formålet med behandlingen av personopplysninger

1.1 Behandling av personopplysninger for å utføre advokatoppdrag

For å utføre advokatoppdrag er det nødvendig å behandle personopplysninger.

SANDS behandler personopplysninger om klienter, motparter, vitner og andre personer som har relevant tilknytning til og informasjon om advokatoppdragene. Disse personopplysningene er eksempelvis navn, tittel, mobiltelefonnummer, e-postadresse og andre opplysninger som knytter seg til saksforholdet.

SANDS’ behandling av personopplysninger om klienten i advokatoppdraget har grunnlag i den konkrete oppdragsavtalen med klienten.

Videre vil SANDS også behandle personopplysninger knyttet til motpart, vitner og andre med relevant tilknytning til og informasjon om saken. Ved å utføre advokatoppdrag for klienten har advokaten i SANDS en berettiget interesse i sakens opplysning og sannhet. Dette medfører at SANDS har grunnlag for å behandle slike opplysninger med hjemmel i GDPR art. 6 (1) f). Advokater er underlagt etiske retningslinjer og streng lovbestemt taushetsplikt. Dette innebærer at personvernrisikoen for denne kategori ikke går foran den interesse advokaten i SANDS har i sakens opplysning og sannhet.

SANDS har også grunnlag for å behandle sensitive personopplysninger for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, jf. GDPR art. 9 (2) f), jf. GDPR art. 6 (1) f).

Som ledd i utførelsen av advokatoppdraget kan SANDS være pålagt å utlevere opplysninger. Pliktig utlevering kan være til både motparter, domstol og andre offentlige organer.

1.2 Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Formålet med behandlingen er å nå ut til eksisterende, potensielle og tidligere klienter og samarbeidspartnere for å markedsføre SANDS’ tjenester.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er samtykke. For eksisterende klienter har behandlingen grunnlag i mfl. § 15 tredje ledd hvor det er gjort unntak for forhåndssamtykke til elektronisk markedsføring for «eksisterende kundeforhold». SANDS har dokumenterte tiltak og rutiner som sørger for at databasen som brukes til markedsføringsformål har grunnlag i enten samtykke eller mfl. § 15 tredje ledd.

1.3 Behandling av personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører

SANDS behandler personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører med formål om tjenestelevering og tjenesteutveksling. Personopplysningene som behandles er navn, telefonnummer, adresser, e-postadresser og fakturainformasjon. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er kontrakten SANDS har med de enkelte samarbeidspartnere og leverandører.

1.4 Behandling av personopplysninger i rekrutteringsprosesser

I rekrutteringsprosessen behandles personopplysninger som er relevante for jobbsøkere, herunder studiested, karakterer, referanser, personlige egenskaper mv. Formålet er å behandle personopplysninger for å vurdere aktuelle kandidater. SANDS bruker HR Manager i rekrutteringsprosesser. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er enten samtykke, eller å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en eventuell kontrakt inngås.

1.5 Bruk av cookies/informasjonskapsler

Vi bruker cookies/informasjonskapsler på våre hjemmesider; www.sands.no. Formålet med å bruke cookies/informasjonskapsler er å forbedre vårt tjenestetilbud gjennom å analysere brukeradferd.

SANDS har utarbeidet en egen cookie-erklæring.

2 Sikkerhet

SANDS har dokumenterte tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at personopplysningene behandles på en måte som sikrer deres konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet.

3 Mottakere av personopplysningene og bruk av underleverandører

SANDS gir ikke dine personopplysninger videre til tredjeparter med mindre utlevering følger av rettslige forpliktelser.

SANDS benytter underleverandører (databehandlere) for enkelte administrative oppgaver. For de tilfeller SANDS deler opplysningene med databehandler er behandlingen av personopplysninger sikret gjennom databehandleravtaler. Databehandleravtalene sikrer at behandlingen oppfyller kravene i GDPR og at personopplysningene ikke brukes til et annet formål.

SANDS behandler ikke personopplysninger utenfor EU/EØS.

4 Den registrertes rettigheter

Ved å henvende seg til SANDS har den registrerte rett til å kreve

• innsyn i,
• korrigering av og/eller
• sletting av personopplysninger som gjelder den registrerte.

Dersom grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er samtykke, har den registrerte til enhver tid rett til å trekke tilbake sitt samtykke ved å kontakte SANDS.

Den registrerte har rett til å klage til Datatilsynet over SANDS’ behandling av personopplysningene.

5 Oppbevaringstid

SANDS vil lagre personopplysningene så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen. Dette innebærer:

• Behandling av personopplysninger for å utføre advokatoppdrag: Lagres i 10 år etter avsluttet advokatoppdrag.
• Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål: Lagres så lenge det er et eksisterende kundeforhold. Ved samtykke: Til samtykket trekkes tilbake.
• Behandling av personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører: Lagres så lenge den aktuelle samarbeidspart eller leverandør er i kontraktsforhold med SANDS.
• Behandling av personopplysninger avgitt i rekrutteringsprosessen: Vi beholder søknaden din og all annen informasjon du har gitt oss inntil søknadsprosessen er fullført og i en påfølgende periode så lenge vi anser søknaden din som relevant for oss, men under ingen omstendigheter lenger enn 36 måneder fra søknadsdato.
• Samtykket kan når som helst trekkes tilbake, og SANDS vil slette opplysningene.

SANDS vil ikke lagre personopplysningene ut over dette, med mindre det eksisterer annet rettslig grunnlag for fortsatt behandling.

6 Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig

Dersom du har spørsmål til hvordan SANDS behandler personopplysninger, kontakt oss på post@sands.no.