Overskridelse av prisestimater i IT-leveranser – hvem skal ta regningen?

Når et nytt IT-system skal anskaffes har en kunde ofte behov for bistand fra en IT-leverandør. Kunden ønsker gjerne stor grad av forutsigbarhet for når leveransen kan være klar og ikke minst hvor mye den vil koste. Leverandøren på sin side har behov for å sikre seg mot å måtte levere arbeid uten å få betalt. Resultatet er ofte at partene blir enige om å inngå en avtale der leverandøren skal levere IT-systemet på løpende timer eller innenfor et prisestimat.

IT-prosjekter fullføres imidlertid etter vår erfaring sjeldent innenfor estimert tid og omfang. Kunden mangler ofte teknisk kompetanse og har ikke nødvendigvis helt klart for seg hva de skal ha eller ønsker når avtalen inngås. Det kan også være at leverandøren ikke har tilstrekkelig avklart løsningsbeskrivelse (scopet for leveransen) med kunden. Dersom scopet ikke er tilstrekkelig avklart ved avtaleinngåelse, har ikke leverandøren det rette grunnlaget for å gi et skikkelig tilbud/estimat, og løsningen kan bli en ren timeleveranse uten tak – noe som ofte gir kundene er ubehagelig overraskelse når regningen skal betales.

Det kan også være at et estimat i utgangspunktet var godt og dekkende, men at en leveranse blir mer teknisk komplisert enn antatt, at kunden bestiller ekstra funksjonalitet underveis eller at det mangler ressurser på enten kunde- eller leverandørsiden, noe som resulterer i overskridelse av estimater.

Veiledning fra lagmannsretten om prisestimater

En sak som var oppe for domstolene tidligere i år gir nyttig veiledning når det skal vurderes hvem som skal ta regningen for overskridelse av et prisestimat. Saken fra lagmannsretten (LB-2022-143634) gjaldt tvist om betaling av vederlag ut over et prisestimat. Saksforholdet dreide seg om et selskap som drev med salg av egendesignede klær og tilbehør og som hadde engasjert en leverandør for å utvikle en ny nettbutikk. Ved avtaleinngåelse ble det utarbeidet et lavt estimat på ca. 380 000 kroner og et høyt prisestimat på ca. 480 000 kroner for utvikling av nettbutikken. Det var ikke avtalt noen makspris. Det oppstod tvist om kunden var forpliktet til å betale for prisestimat ut over det høyeste estimatet som var gitt.

Krav til rasjonell og forsvarlig gjennomføring

Selv om det ikke var avtalt noen makspris, kom lagmannsretten til at kunden ikke var forpliktet til å betale det fulle beløpet for timene som overskred det høyeste estimatet i leveransen. Det ble uttalt at kunden ikke «er betalingsansvarlig for enhver faktisk timebruk». I tillegg uttalte retten at «et grunnleggende krav til oppdraget er at det skal gjennomføres på en rasjonell og forsvarlig måte».

Merkostnader som skyldtes at oppdraget ikke var gjennomført på en forsvarlig og rasjonell måte, kunne leverandøren ikke ta betalt for. Imidlertid ble det også uttalt at det ikke kan forventes «en perfekt gjennomføring av oppdraget», slik at leverandøren har noe slingringsmonn.

Er det gitt et totalestimat eller et anslag?

For å vurdere hvem som skal ta regningen for overskridelse av et estimat, må det først og fremst ses hen til avtalen som er inngått. I denne sammenheng er det relevant å vurdere ordlyden i det estimatet som er gitt. Hvis det er tydelig at estimatet er uforpliktende og at det uansett vil faktureres basert på medgått tid, kan kunden i større grad forvente å måtte ta regningen.

Dersom det derimot er gitt et «totalestimat» eller lovnader om at kunden vil få en ferdig løsning innenfor et gitt estimat, kan resultatet være at leverandøren må bære kostnaden for overskridelse. I saken fra lagmannsretten ble det lagt vekt på at det var gitt et «høyt» og et «lavt» estimat. Dette skapet en sterkere forventing om at det høye estimatet ikke kunne overskrides, enn dersom det bare hadde vært gitt ett kostnadsoverslag.

Er estimatet vesentlig overskredet?

Hvis et estimat er vesentlig overskredet kan det tilsi at leverandøren ikke har utført oppdraget på en rasjonell måte, og dermed må ta regningen for estimatoverskridelser. I saken fra lagmannsretten ble en overskridelse på mellom 18 og 47% ansett som en vesentlig overskridelse. Overskridelsens omfang tilsa at oppdraget ikke var utført rasjonelt og forsvarlig, og at leverandøren ikke kunne ta betalt for overskridelsen.

IT-leverandører bør merke seg at det blant annet ble lagt vekt på at timelistene som lå til grunn for arbeidet var lite spesifiserte. Ifølge dommen er det leverandøren som er nærmest til å fremskaffe etterprøvbar fakturadokumentasjon. God dokumentasjon på arbeidet og grunnlaget for at et estimat blir overskredet kan motsetningsvis tenkes å underbygge at overskridelsen har vært nødvendig og forsvarlig.

Skyldes overskridelsen endringsbestillinger?

Dersom et estimat er vesentlig overskredet, er det også av betydning om dette skyldes forhold på kundens side. Hvis kunden har foretatt endringsbestillinger eller krevd utvidelse av scope underveis, er det er større grunn til at kunden må dekke kostandene ved at prisestimatet sprekker.

Skal leverandøren bli hørt med at endringer og scope-utvidelser er grunnlaget for høyere estimater er det imidlertid viktig at forholdene dokumenteres og gjøres kjent for kunden underveis i prosjektet. I saken fra lagmannsretten ble det i leverandørens disfavør lagt vekt på «manglende notoritet om bakgrunnen for overskridelsen». Det er dessuten ofte leverandøren som har teknisk kompetanse for å forstå om et ønske er enkelt å implementere eller om det krever et mer omfattende utviklingsarbeid. Derfor bør leverandøren gi beskjed om hvilke konsekvenser en forespørsel eller ønske kunden har for det estimatet som er gitt. Kunden kan også med fordel avklare om et ønske eller forslag vil medføre økte kostnader.

Plikt til varsling underveis?

Et spørsmål som kan dukke opp er om leverandøren har en plikt til å varsle om at et estimat vil bli overskredet underveis i prosjektet, og hvilke konsekvenser manglende varsling skal ha. Når det utvikles et spesialtilpasset system for kunden, kreves det ofte stor grad av samarbeid mellom partene. Kontraktsforholdets art kan tilsi at kunden har et løpende behov for informasjon om kostnadsutviklingen i prosjektet. Lojalitetsplikten i kontraktsforholdet kan i et slikt tilfelle tilsi at leverandøren bør holde kunden løpende orientert om kostnadsutvikling. I vurderingen av om det foreligger en varslingsplikt vil det også være av betydning om leverandøren er kjent med at kunden har et begrenset budsjett og om leverandøren har påtatt seg prosjektleder/rapporteringsansvar.  Det er imidlertid ikke gitt at manglende varsling skal føre til at kunden er fritatt for betalingsplikt.

Hvordan regulere prisestimater i IT-leveranser på en god måte?

Før det inngås en avtale om leveranse av et IT-system bør både kunde og leverandør vurdere nøye hvilken avtale som skal inngås. For å unngå senere konflikt bør det reguleres tydelig om et estimat er forpliktende eller om det er et grovt anslag. Det bør også reguleres hva som skal være konsekvensene av at estimatet blir overskredet og at leverandøren må varsle om forventede overskridelser underveis. Hva som skal være konsekvensen av manglende varsel kan også med fordel avtalefestes.

For å sikre en rettferdig fordeling av risikoen for at et prosjekt tar lengre tid enn estimert finnes det ulike avtalemekanismer som kan tas i bruk. Det kan for eksempel være aktuelt å inngå en målpriskontrakt, der partene blir enige om en målpris og at kostnadene fordeles 50/50 ved overskridelse av denne prisen. En annen løsning er at leverandøren kun kan overskride estimatene med en viss prosent eller at det inkluderes klausuler knyttet til reforhandling av avtalen dersom visse scenarioer inntreffer.