Nye krav om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og forvalterregistrerte aksjer

Hva er en aksjeeierbok og et aksjeeierregister?

En «aksjeeierbok» er en oversikt over alle aksjeeiere i et aksjeselskap og hvor mange aksjer de eier. I tillegg inneholder aksjeeierboken utvalgt informasjon om den enkelte aksjeeier. Aksjeeierboken kan være et fysisk dokument, men det vanligste i dag er at selskaper oppretter og fører dette som et elektronisk dokument. Det er selskapet selv som har ansvar for å føre og oppdatere aksjeeierboken.

Et «aksjeeierregister» er et register i en verdipapirsentral som gir oversikt over aksjeeiere og hvor mange aksjer disse eier. Allmennaksjeselskaper plikter å registrere aksjene sine i en verdipapirsentral, mens dette er frivillig for aksjeselskaper. Aksjeselskaper vil, ved å registrere aksjene sine i en verdipapirsentral, gå over fra en aksjeeierbok til et aksjeeierregister. Et aksjeeierregister vil alltid være elektronisk, og det er verdipapirsentralen som har ansvaret for å føre og oppdatere aksjeeierregisteret ved beskjed om endringer.

Hvordan skal innsyn i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret gis?

Når ny forskrift trer i kraft 1. februar 2025, kan enhver kreve å motta kopi av opplysninger i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret på e-post. En kan også be om innsyn i andre kanaler enn e-post, for eksempel gjennom sosiale medier, telefon eller post. For å nekte utlevering i andre kanaler enn e-post, må selskapet kunne vise til en saklig grunn.

Det er også viktig å være klar over at kopien som sendes ikke må gi innsyn i digital adresse, personnummer, bankkontonummer eller historisk informasjon. Dette er informasjon som svært ofte fremgår av aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret, og som selskapet vil måtte sladde før kopi sendes ut.

Hvor oppdatert må opplysningene være?

Kopien av aksjeeierboken skal være oppdatert fra det tidspunkt krav om innsyn ble mottatt. Har det skjedd endringer etter at innsynskravet ble mottatt og innsyn gis, skal det opplyses om disse endringene. Opplysningene i aksjeeierregisteret skal være oppdatert fra utløpet av oppgjørsdagen forrige virkedag.

Hvilke frister gjelder for å gi innsyn?

For aksjeeierboken vil det gjelde en frist på tre virkedager fra innsynskravet ble mottatt, til innsyn gis. For innsyn i aksjeeierregisteret er fristen satt til én virkedag. Forskriften innebærer en betydelig innstramming av fristene som tidligere gjaldt for dette. Det er likevel ikke angitt noen sanksjoner for selskapet eller styret ved fristoversittelse, slik at det gjenstår å se hvor nøye fristene overholdes i praksis.

Hvem skal dekke kostnadene?

Innsyn i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret skal gis kostnadsfritt. Forskriften har likevel to unntak:

• I tilfeller hvor innsyn gis via post, kan utgifter til porto kreves dekket; og
• I tilfeller hvor et selskap mottar mer enn tolv innsynskrav over en periode på seks måneder fra samme person, kan selskapet kreve kostnader ved intern ressursbruk dekket.

Nye krav til innsyn i forvalterregistrerte aksjer

Forskriften innebærer også nye krav til innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer. Innsynskravet vil gjelde utenlandske aksjeeiere, ettersom det kun er disse som kan ha forvalterregistrerte aksjer. Bakgrunnen for egne regler, som avviker fra reglene om aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, er at selskapene ikke nødvendigvis har opplysningene om den reelle eier tilgjengelige. Å innhente disse opplysningene vil kunne medføre mye arbeid og tidsbruk. Opplysningene kan derfor ikke kreves kostnadsfritt, fristene er forlenget, og det er lempeligere krav til hvor oppdatert opplysningene må være.

Selskaper med forvalterregistrerte aksjer skal likevel minst én gang i året gjøre tilgjengelig for allmenheten hvem som eier aksjene, og hvor mange aksjer hver enkelt eier. Dette kan bidra til å dempe noe av behovet for innsyn i eiere av slike aksjer.